L’Exit Interview o intervista di uscita è l’intervista che viene condotta con un dipendente quando questi lascia l’organizzazione e ha lo scopo, in larga misura, di conoscere i motivi e le ragioni della decisione di tale separazione.
La motivazione principale dell’utilizzo di tale strumento è quella di raccogliere dati che riguardano l’esperienza lavorativa dei collaboratori nel contesto di riferimento e da qui identificare quelle motivazioni che impattano sulla decisione di uscita come: la soddisfazione sul lavoro, le modalità di rewarding e recognition dei contributi forniti, le opportunità di crescita e sviluppo professionale, il livello di “sfida” dell’ambiente di lavoro, un malcontento legato al ricorso sistematico a limitati livelli di standard di pratiche sanitarie, la totale assenza di autonomia nel pianificare e adottare protocolli e metodologie infermieristiche.
Le exit interview nelle aziende ospedaliere
Le Exit Interview all’estero sono condotte ormai da diversi anni in molte aziende ospedaliere, enti, agenzie e strutture che offrono servizi sanitari. La loro importanza in un contesto come quello sanitario appare lapalissiana: perdere una risorsa sanitaria capace e dotata di esperienza è una perdita organizzativa con un impatto immediato sull’efficacia e sull’efficienza complessiva dell’organizzazione di cui faceva parte, trovare un sostituto idoneo è un “viaggio avventuroso e sfidante”, portare la nuova risorsa ai livelli di produttività di quella uscita spesso un percorso lungo e tortuoso.
Come già precedentemente indicato, le organizzazioni che operano nel settore dell’HealthCare anche in Italia continuano a fronteggiare sfide importanti nel sourcing delle risorse umane di cui necessitano. Le maggiori difficoltà sono legate ai ruoli chiave come quelli degli infermieri. Facendo riferimento a dati mondiali, circa il 17% degli infermieri lascia ogni anno il proprio lavoro; il 50% dei medici operanti in strutture ospedaliere vive fenomeni di disaffezione se non di burnout rispetto alla propria attuale attività e persino il 36% dello staff di front desk si trova in uno stato di insoddisfazione profonda per il proprio contesto lavorativo (Dominic Kelley “Heads Up! 10 Questions to Ask in Exit Interviews” January 3, 2024, in HR for Health).
L’importanza delle exit interview
Ecco allora che dotarsi di un processo e di soluzioni di Exit Interview sembra assumere un particolare interesse e valore per le organizzazioni dell’HealthCare italiano.
Eppure, sulla relativa adozione, gran parte degli operatori sembra ispirarsi ad un articolo di Anndrea Flint e Joan Webster “The use of the exit interview to reduce turnover amongst healthcare professionals” (2011) i cui principali findings sono che non esiste un’evidenza certa nell’uso delle Exit Interview nel ridurre il turnover dei collaboratori nelle organizzazioni HealthCare.
È opportuno però ricordare a tutti quelli che usano tale articolo come motivazione per non dotarsi di processi, soluzioni e strumenti per la gestione delle Exit Interview, che gli stessi autori, nello stesso articolo, sostengono che ci siano invece acclarate evidenze che “however, exit interviews may provide useful information about the work environment which, in turn, may be useful in the development of interventions to reduce turnover” (“comunque, le exit interview possono fornire utili informazioni in merito all’ambiente di lavoro che a loro volta possono risultare utili nello sviluppo di intervento per ridurre ll turnover”)
Sebbene i dati provenienti dalle Exit Interview siano indubitabilmente un lagging indicator, dal momento che i dati relativi vengono raccolti in seguito alla decisione del collaboratore di lasciare l’azienda, la gestione di una Exit Interview dà all’organizzazione una prospettiva unica sulla propria performance, su come gestisce le proprie risorse, su come lavora sul benessere, la soddisfazione, l’engagement delle proprie risorse: le persone che stanno lasciando un’organizzazione possono risultare più dirette riguardo alle proprie esperienze in quanto non temono eventuali ripercussioni organizzative proprio a causa del il proprio feedback.
Exit interview: soluzioni digitali
Adottare poi non solo un processo strutturato di Exit Interview, ma farlo supportare da soluzioni digitalizzate permette di:
- attivare l’avvio del processo stesso in funzione di una serie di trigger organizzativi relativi a eventi gestiti applicativamente come per esempio la possibilità di avviare la Exit Interview un certo numero di giorni dopo la data di presentazione delle dimissioni e definirne una certa durata massima per il relativo completamento di processo
- avere una somministrazione delle domande di Exit Interview al collaboratore uscente di tipo self service nella soluzione applicativa stessa, garantendo quindi una logica di massima “neutralità” e imparzialità
- avere la possibilità di impostare differenti processi in termini di attori coinvolti, contenuti dei questionari da compilare per differenti segmenti di popolazione costruiti sulla base delle relative informazioni presenti nella soluzione applicativa stessa
- creare una modalità strutturata di raccolta delle risposte che ne faciliti un’analisi puntuale e su trend storici anche attraverso strumenti di rappresentazione grafica dei relativi dati (dashboard)
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