Le strutture sanitarie e sociosanitarie si presentano come “Aziende” con caratteristiche del tutto peculiari se pensiamo all’ambito dei processi di workforce management. Infatti, al loro interno possono trovare una complessità (strutturale e organizzativa) e una specificità (legata alle persone ed alle professionalità) che non trovano riscontro in altri settori di mercato.
In questo settore svolge un ruolo fondamentale il processo di pianificazione dei turni, utilizzato per garantire la copertura dei reparti e dei servizi offerti agli utenti/pazienti della struttura/, diventando il punto di contatto principale tra i processi sanitari e quelli legati alle risorse umane.
L’impostazione dei processi per la pianificazione dei turni
Rispetto ad altri settori, nell’impostazione dei processi legati ai turni dobbiamo tener conto di alcuni aspetti:
- L’organizzazione è spesso molto frammentata e articolata: questo si tramuta nel fatto che il personale turnista può essere allocato su più reparti/nuclei e la pianificazione deve essere supervisionata da un ufficio centrale o effettuata condividendo informazioni tra più responsabili; inoltre spesso non ci sono processi uniformi tra le diverse unità;
- Gli strumenti in uso per la pianificazione turni sono spesso datati: storicamente non sono utilizzati software evoluti per gestire i processi di pianificazione, ma è molto frequente che siano ancora utilizzati fogli di calcolo o altri strumenti non integrati completamente con il resto dei sistemi informativi aziendali.
Nel processo di pianificazione normalmente sono coinvolti numerosi attori per cui l’assenza di uno strumento informativo può portare inefficienza. Generalmente partecipano al processo:
- Direzione sanitaria: garante dell’assistenza sanitaria ai pazienti e del coordinamento del personale sanitario operante nella struttura, monitora che la pianificazione sia effettuata tenendo presente i criteri di Qualità e Sicurezza e predisponendo il fabbisogno organico di ogni unità. Senza strumenti informativi dedicati non riesce ad avere una supervisione della pianificazione effettuata nei reparti/nuclei e dei KPI rispetto alla copertura dei fabbisogni di personale.
- Responsabili di unità operativa: effettuano operativamente la pianificazione dei turni. Oltre a seguire le normali attività di reparto, hanno la responsabilità di gestione degli orari di lavoro dei colleghi. In assenza di strumenti informativi dedicati, non hanno a disposizione tutte le informazioni a supporto della pianificazione e devono gestire manualmente i turni verificando extra sistema l’eventuale rispetto dei vincoli (es: regole contrattuali, fabbisogni, ferie/permessi, …). In alcune realtà in cui la pianificazione è estremamente articolata e il personale è normalmente pianificato in più nuclei, possiamo trovare un ufficio preposto che effettua centralmente la pianificazione per tutti i reparti/nuclei della struttura.
- Turnisti: subiscono il processo di pianificazione. Senza uno strumento informativo non hanno strumenti di interazione con i propri responsabili o tali strumenti non sono efficaci (es. chat WhatsApp, Excel condivisi o fogli in bacheca).
- Direzione del personale: non è sempre coinvolta operativamente nel processo di pianificazione, ma è garante delle regole contrattuali che devono essere rispettate nella pianificazione dei turni. Se non è utilizzato uno strumento informativo per la pianificazione, integrato con le presenze, ha un alto effort per gestire le anomalie generate dai cartellini presenza, e quindi si trova a dover rincorrere i diversi responsabili.
I vantaggi di uno strumento moderno di pianificazione
Utilizzare uno strumento evoluto di pianificazione, integrato con i gestionali aziendali, porta a raggiungere diversi vantaggi:
- Indipendenza dell’azienda dai singoli responsabili
- Trasparenza sui metodi usati per la pianificazione
- Certificazione dei metodi utilizzati
- Miglioramento nel passaggio e condivisione delle informazioni
- Efficienza nella gestione delle chiusure mensili
- Coinvolgimento del personale nell’intero processo
- Riduzione dell’effort complessivo del processo
- Possibilità di monitoraggio di dati e reporting per attivare processi di miglioramento continuo
Oltre ai vantaggi generali, anche i singoli attori possono trarne numerosi benefici.
Direzione sanitaria e responsabili della pianificazione possono organizzare e pianificare le risorse in modo strutturato, avendo a disposizione la governance in un unico sistema, con tutti i dati utili alla pianificazione (totalizzatori saldi ferie e ROL, banca ore). Uno strumento informativo, inoltre, permette di:
- verificare con semplicità e in tempo reale la copertura del turno/attività
- gestire gli iter di approvazione di richieste di cambio turno
- verificare gli scostamenti tra le presenze effettive e quelle pianificate, in modo da avviare le opportune azioni correttive utili a garantire una migliore copertura dei fabbisogni.
I turnisti possono visualizzare la propria pianificazione in qualsiasi momento da PC o dispositivi mobile; possono trovare on-line tutte le informazioni utili allo svolgimento della propria attività lavorativa e richiedere cambi turno attraverso workflow strutturati.
La Direzione del personale può avere sotto controllo la pianificazione dei turni dell’intera struttura e disporre di strumenti che gli permettano di intervenire in caso di necessità; inoltre, può efficientare in maniera estremamente significativa il processo di gestione presenze, potendo automatizzare la raccolta dei dati e le attività amministrative a basso valore aggiunto.
Digitalizzare il processo di pianificazione diventa, quindi, un elemento chiave non solo per efficientare i processi, ma anche per far aumentare le sinergie tra Direzione sanitaria e Direzione risorse umane abilitata da una maggiore condivisione di dati e sistemi.
In questo percorso, oltre all’importanza degli strumenti e della tecnologia impiegata, diventa fondamentale farsi affiancare da esperti del settore, nell’ottica di intraprendere un percorso di digital HR transformation: dai processi amministrativi alla valorizzazione del capitale umano.
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