La Fondazione OIC
La Fondazione Opera Immacolata Concezione, nata a Padova nel 1955, rappresenta una delle realtà socio-sanitarie più significative a livello europeo, sia in termini di capacità ricettiva e possibilità residenziali sia di occupazione e posti di lavoro: le sue 13 residenze tra Veneto, Lombardia e Friuli Venezia Giulia ospitano oltre 2.400 anziani e impiegano 1.700 dipendenti.
OIC attraverso le sue strutture offre una rete di servizi al territorio volti all’accoglienza e al soddisfacimento delle esigenze delle persone in stato di difficoltà o di fragilità: gli anziani, i bambini in età pre-scolare e i giovani disabili.
La chiave del progetto è l’integrazione digitale
L’integrazione è stato l’obiettivo ed il fattore chiave del progetto informatico, un piano che guarda alla digitalizzazione dei processi nella loro trasversalità. Per fare questo la Fondazione OIC ha scelto di implementare le piattaforme Softwareuno Zucchetti come soluzione digitale integrata per coprire un complesso ecosistema di dati, informazioni ed attori.
La necessità era quella di avere un unico interlocutore e partner esperto per la digitalizzazione di una molteplicità di ambiti e livelli organizzativi:
- Digitalizzazione dell’area HR con la gestione del dipendente (anche della sua formazione), delle buste paga, dei turni e della sorveglianza sanitaria
- Area amministrativa e contabile: ciclo attivo e il ciclo passivo, appalti, asset aziendali
- Area sanitaria: cartella elettronica, formazione del personale, gestione dei processi di reparto
Flessibilità della piattaforma informatica
L’offerta dei servizi OIC include anche realtà definite dalla Regione Veneto come “strutture intermedie”: OdC (Ospedale di Comunità), URT (Unità Riabilitativa Territoriale), Hospice. Tali strutture, aventi un’organizzazione specifica, richiedono strumenti informatici flessibili, in quanto la gestione della terapia nei reparti è particolarmente complessa. La piattaforma Cartella Utente 4.0 si è dimostrata una soluzione in grado di adattarsi bene anche a questi contesti. In particolare, attraverso l’app Wipai per gestire la cartella elettronica su tablet, i sanitari hanno ora a disposizione strumenti di dimensioni ridotte, ma estremamente efficaci e puntuali per la registrazione e la consultazione dei dati.
Usabilità intuitiva come vantaggio organizzativo
L’organizzazione ha riconosciuto l’efficacia di Cartella Utente 4.0 in termini di usabilità, caratteristica che ha contribuito a ridurre in maniera significativa il tempo di formazione del personale sanitario coinvolto che, nelle strutture sanitarie, a causa di turni e turn over può risultare difficoltoso.
A questo ha contribuito l’organizzazione della formazione da remoto che, anche attraverso l’impiego di video tutorial, ha permesso di evadere rapidamente ed efficacemente tutta la parte formativa del software.
Riconciliazione terapeutica
Uno degli step fondamentali del progetto è stata la possibilità di avere uno strumento digitale per governare la riconciliazione terapeutica e gestire il ciclo del farmaco. La cartella elettronica Softwareuno Zucchetti infatti offre la possibilità di gestire in maniera agevole le prescrizioni dei farmaci equivalenti. L’utilizzo del supporto elettronico inoltre ha consentito di eliminare la carta e le interpretazioni di lettura, e gli eventuali errori di trascrizione che possono occorrere con la cartella cartacea.
Il software inoltre permette il riordino automatico dei farmaci e visualizza tutte le informazioni relative alla terapia prescritta registrandone le attività correlate.
Piattaforma scalabile e business intelligence
Fondazione OIC è costituita da 13 strutture, autonome dal punto di vista organizzativo, ma facenti tutte capo ad un unico ente, sia da un punto di vista amministrativo che sanitario. La piattaforma scelta doveva pertanto essere scalabile, considerando anche che, essendo OIC una realtà in crescita, avrebbe dovuto adattarsi in modo flessibile all’apertura di nuove sedi e all’attivazione di nuovi servizi.
Oltre alla caratteristica della scalabilità, l’integrazione di una business intelligence è stata fondamentale per permettere al gestore di supervisionare attraverso comode dashboard gli indicatori economici e socio-sanitari dell’organizzazione.
GDPR compliance
Il sistema permette di gestire utenti per ruolo, reparto e unità di lavoro, garantendo l’aderenza alle prescrizioni sulla privacy in termini di accessi e conservazione dei dati. Regolando, inoltre, l’accesso alle informazioni e i permessi degli utenti, i dati sono protetti da accessi non autorizzati e tutte le operazioni vengono tracciate. Scadenze e complessità delle password vengono gestite in maniera assistita dal sistema.
Perché Zucchetti
Poiché OIC è un’organizzazione complessa composta di una pluralità di strutture e di servizi, era necessario scegliere un partner consolidato e di grandi dimensioni, che fosse in grado di dare delle garanzie di continuità futura, sia nell’assistenza al cliente, che nelle future integrazioni. Con Softwareuno Zucchetti è stata individuata la maggiore software-house del settore in Italia, con un’esperienza trentennale nel settore socio-sanitario, una professionalità elevata e una profonda conoscenza dei processi socio-sanitari da digitalizzare.
Sviluppi futuri
La Fondazione OIC sta attualmente implementando la propria offerta verso la dimensione domiciliare, con l’obiettivo di portare l’esperienza e l’accoglienza tipica delle residenze nelle case delle persone che si trovano in situazioni di fragilità. Anche questa tipologia di servizi può essere gestita dalla piattaforma attraverso l’attivazione del percorso di cura domiciliare, che consente al coordinatore e all’operatore di gestire agevolmente l’agenda degli interventi presso il paziente a domicilio.
